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Faq sulla Privacy PDF Print E-mail

Tutto quanto risulta ancora poco chiaro sulla privacy, una serie di domande e risposte inerenti l'argomento "privacy e sicurezza dei dati" che dovrebbero diradare gli ultimi dubbi a chi ancora ne ha qualcuno:

1. Chi controlla che le misure minime e gli altri adempimenti previsti dalla legge vengano messi in pratica?
La Polizia Postale (con le sue 76 Sezioni sul territorio) e la Guardia di Finanza in forza di un protocollo di intesa con il Garante.

2. E' vero che è obbligatorio per tutte le organizzazioni avere un DPS (Documento Programmatico della Sicurezza)?
No! Il D.P.S. è obbligatorio (Art. 34 del Testo Unico) solo per quelle organizzazioni che trattano dati personali (anche non sensibili) con l'impiego di elaboratori elettronici. Chi tratta i dati solo manualmente su supporto cartaceo, non è tenuto ad avere il DPS, ma deve comunque nominare tutti gli Incaricati e i Responsabili.

3. E' obbligatorio preparare un D.P.S. (Documento Programmatico sulla Sicurezza) che contenga una analisi dei rischi?
Si, è esplicitamente richiesto dal comma 19.6 dell'Allegato B del D.Lgs. 196/03 per tutte le organizzazioni che trattano dati sensibili con l'ausilio di elaboratori elettronici.

4. A cosa serve il Documento Programmatico della Sicurezza (DPS)?
Il Documento Programmatico per la Sicurezza identifica gli aspetti dell'infrastruttura tecnologica aziendale coinvolti nella gestione di dati personali e sensibili, verificandone l'aderenza a quanto disposto dalle più recenti normative (Dlgs. N.196 del 30 Giugno 2003). Inoltre, il DPS definisce e descrive le misure necessarie per una vera "messa in sicurezza" del sistema informativo aziendale.

5. Il documento è solo un adempimento legale?
Il documento rappresenta non solo un adempimento legale ma un vero e proprio strumento di riferimento per l'azienda in materia di trattamento dei dati personali, e in generale di definizione delle strategie di sicurezza, e delle conseguenti policy che tutti i dipendenti, collaboratori, partner e fornitori devono adottare.

6. Quali sono i risultati per il Cliente di un progetto DPS?
Il DPS evidenzia i punti di forza e di debolezza dell'infrastruttura esistente, evidenziando anche i rischi normativi (legati ad eventuali inadempimenti richiesti dalla legge) e funzionali (legati al proprio modello di business derivanti da una gestione della sicurezza non ottimale). Formalizza inoltre le policy di lavoro, costituendo un valido riferimento per l'utilizzo dell'infrastruttura informativa, e formalizza le procedure di intervento in caso di problemi o guasti.

7. Non siamo collegati ad internet, non siamo già sicuri?
No. Il collegamento ad internet è solo una delle minacce e neanche la più importante. Secondo le statistiche di istituti di ricerca e polizie, circa tre quarti degli incidenti sono generati all'interno delle organizzazioni. Di questi, oltre la metà sono involontari.

8. Le misure minime di sicurezza richieste dal Dlgs.196/2003 non sono esagerate rispetto alle necessità ed alle possibilità di una piccola azienda?
No. Probabilmente molte delle misure richieste dalla legge sono già prassi comune nella vostra azienda. Ai fini della conformità al Codice della Privacy , si tratta per lo più di formalizzare quanto già fate grazie al Documento Programmatico sulla Sicurezza. Eventuali misure addizionali non sono di norma molto onerose ne da un punto di vista economico ne da un punto di vista organizzativo.

9. I dati personali che abbiamo li facciamo elaborare da uno studio esterno, non è lui il titolare?
No. Anche se tutti i trattamenti (per esempio di paghe e contributi o contabili) sono effettuati all'esterno, i titolari di quei trattamenti siete voi e quindi voi ne risponderete in merito alla loro privacy e sicurezza.

10. Cosa sono le "Lettere di Incarico"?
Le Lettere di Incarico sono documenti formali ed obbligatori che la normativa privacy impone per la nomina dei Responsabili e degli Incaricati interni (dipendenti) ed esterni al trattamento dei dati.

11. La nostra rete è protetta dal "firewall", non siamo già sicuri?
No. Il firewall è un dispositivo utile, ma che, quando ben gestito, svolge solo una funzione ben precisa: proteggere la vostra rete informatica aziendale da specifici tipi di incidenti di origine esterna. Questo ha poco a che vedere con la Privacy ed il Dlgs.196/2003, che in particolare mira anche a proteggere i dati personali (informatici e non) e la vostra azienda sia da incidenti interni che esterni, deliberati o accidentali. Per esempio, il firewall non vi serve a proteggere i dati in caso di perdita accidentale per guasto o furto del computer e tantomeno a proteggere i vostri archivi cartacei dalle conseguenze di un incendio.

12. Esiste un "obbligo di formazione" del DPS attraverso corsi specialistici e certificati?
No. La legge non parla di "obbligo di formazione", ma di "obbligo di informazione". Pertanto, il Responsabile della Sicurezza sarà tenuto ad informare tutti gli incaricati delle procedure di protezione e gestione dei dati contenute nel DPS.

13. E' vero che la documentazione cartacea deve essere protetta in "armadi ignifughi"?
Assolutamente no. Il cartaceo deve essere archiviato in normali armadi e/o cassetti il cui accesso (la chiave) è posto sotto la il controllo del Responsabile della Sicurezza.

14. Il DPS deve avere "data certa"?
La normativa non impone un data certa, ma essendo un documento legale che và redatto entro una scadenza prefissata sarebbe opportuno apporvi una data certa attraverso la sottoscrizione con Firma Digitale o la "bollatura" presso le Poste Italiane per evitare contestazioni.

15. Entro quale data bisogna redigere il DPS?
Tassativamente entro il 31 marzo 2006.

16. Allora conviene attendere l'ultimo minuto per redigere il DPS?
No, perché l'adeguamento privacy è un percorso. Il DPS è l'ultima fase di questo percorso poiché è un documento in cui vengono formalizzate le procedure e le misure minime di sicurezza (antivirus, backup, firewall, nomine degli incaricati) di cui l'azienda deve essere già dotata.